電話番号だけでは会員か分からない問題の原因と解決策｜インドアゴルフ練習場の実務

結論から言うと、電話が会員か体験希望者か営業電話か分からないのは、電話帳(スマホ)と会員台帳(紙・Excel・予約システム)が別々に管理されていることが原因です。会員台帳を電話番号で検索できる状態にしておけば、着信時点で番号を照合するだけで判断できるようになります。

なぜ電話だけでは会員かどうか判別できないのか

無人・半無人運営のインドアゴルフ練習場では、店主のスマホに直接電話がかかってくる運用が一般的です。 しかしスマホの電話帳には会員全員を都度登録していないことが多く、見知らぬ番号からの着信が 「常連会員が別の番号からかけてきた」のか「はじめての体験希望者」なのか「無関係な営業電話」なのか、 出てみるまで分かりません。特に副業・遠隔地運営では出先で電話を受けることも多く、 その場で会員台帳を開いて名前を探す時間も取りにくいため、対応が後手に回りがちです。

電話対応を仕組み化する2つのポイント

• 会員台帳を電話番号で検索できる状態にする。紙やExcelの台帳は名前や会員番号での検索はできても、着信画面に表示されるのは番号だけなので、 そこから名前を探すのは非効率です。台帳側で電話番号から会員を直接引ける仕組みにしておけば、 着信中でも数秒で「この番号は◯◯さん・回数券残り2枚」まで確認できます。
• 会員でない着信の記録も残す。体験希望者からの電話は次の会員候補、営業電話は今後も繰り返しかかってくる可能性があります。 「会員ではなかった」という結果だけでもメモに残しておくと、次に同じ番号からかかってきたときに 過去のやり取りを思い出す手間が省けます。

ダセキルでの運用

ダセキルは予約枠と会員情報が同じ台帳の中で紐づいているため、電話番号を検索窓に入力すると 該当する会員の予約履歴・回数券の残数・月会費の状況までまとめて表示されます。 「会員かどうか」だけでなく「今すぐ予約を入れられる状態か」まで一度に確認できるので、 電話口でそのまま予約対応まで完結させやすくなります。紙の会員名簿や、予約管理と会員管理が 別ツールに分かれているシステムでは、この2つを別々に開いて突き合わせる手間が発生します。